Microsoft Excel

محاضرات فى
Microsoft Excel

المحاضرة الأولى
** بداية فتح البرنامج
من start menu  نقوم باختيار programs  و منها نختار  Microsoft excel  .
يفتح البرنامج فترى أمامك واجهة البرنامج و التى تتكون من :
1- شريط العنوان title bar و به عنوان الملف واسم البرنامج  ويعتبر أى ملف فى برنامج الجداول اسمه book  قبل أن تحفظه و كل book  يحتوى على 3 sheets  .
2- شريط القوائم menu bar  ويحتوى على القوائم التى تستخدمها وهى 9 قوائم كل واحدة تحتوى على عدة أوامر و خيارات هى ( ملف file , تحريرedit  ، عرض view  ، إدراج insert ، تنسيق format ، أدوات tools  ، بيانات data ، إطارwindow  ، تعليمات help  ) .
3- يلى هذا الشريط أشرطة الأدوات  tool bars و يعرض منها الشريطين الرئيسين و هما القياسى standard  و شريط التنسيق formatting  
4- بعد ذلك تجد شريط الصيغة formula bar والذى يحتوى على مربع الاسم الذى يضم اسم الخلية وتسمى كل خلية حسب الحرف الأبجدى للعمود و الرقم للصف . كما يضم هذا الشريط محتويات أو الكتابة داخل الخلية التى تحددها .
أسفل الصفحة يعرض شريط آخر به رقم الـورقة sheet  و فى النهاية شريط أدوات الرسم drawing  . وإلى اليمين كما هو مبين أمامك يوجد task pane .
نرى أيضاً أن كل ورقة sheet   تحتوى على أعمدة
معنونة تصل إلى 255 حرف بحروف أبجدية حتى
(vi  ) و صفوف مرقمة يصل عددها إلى 65536
صف أما الخلية المبينة بالرسم كما تراها تسمى باسم
العمود ورقم الصف فهى تسمى مثلاً c11 .
وبعد أن انتهينا من شرح واجهة البرنامج يمكن أن نتعرف على :
طرق الانتقال داخل الورقة sheet بشكل سريع :
1- للذهاب لأول صف بالورقة التى تعمل بها اضغط ctrl +   من لوحة المفاتيح .
2- للذهاب لآخر صف بالورقة التى تعمل بها اضغط ctrl +   من لوحة المفاتيح .
3- للذهاب لأول عمود بالورقة  قم بضغط Ctrl +        من لوحة المفاتيح .
4- للذهاب لآخر عمود بالورقة  قم بضغط        Ctrl + من لوحة المفاتيح .
5- للانتقال داخل صفحات الورقة مسافة شاشة واحدة أو رؤية واحدة لأعلى بما يعادل 21 صف
اضغط ctrl  + page up  و للأسفل page down + ctrl   .
6- للانتقال داخل صفحات الورقة مسافة شاشة واحدة أو رؤية واحدة لليمين  عمودياً اضغط Alt  + page up  و لليسار page down + Alt   (تتغير هذه الانتقالات للعكس إذا كنت تتعامل مع الورقة عربى أو إنجليزى ) .
7- للانتقال خلية واحدة لليسار بواسطة الضغط shift + tab  
حفظ الملف داخل البرنامج
لحفظ المستند من قائمة ملف file اختار حفظ save و قم بحفظه فى المكان وبالاسم الذى تريد حفظه به أو بواسطة لوحة المفاتيح من F12 أو من ctrl + s  
طريقة  النسخ copy  و القص cut  و اللصق paste  داخل البرنامج
• حدد الخلايا التى تريد نسخها ثم من  لوحة المفاتيح بواسطة تحديد الشئ المراد نسخه ومن شريط القوائم من قائمة تحريرedit  نختار نسخ  copy ثم فى المكان المراد وضعه نختار من تحريرedit  لصق paste  . ونفس الشئ للقص cut  من قائمة تحرير أيضاً .
• وأيضاً بواسطة القائمة المختصرة التى تظهر عندما نضغط right click  على الشئ المراد نسخه أو قصه و نخنار نسخ أو قص . و بعدها نختار لصق فى المكان  المراد اللصق به .
ملحوظة: من لوحة المفاتيح للنسخ (ctrl + c  ) للصق ( Ctrl + v  ) للقص (Ctrl + x )
بعد لصق الشئ المنسوخ تظهر لك العلامة الآتية         وهى خيارات اللصق  paste options  وبالضغط على السهم المبين بها تظهر لك الخيارات الآتية :
Keep source formatting  اللصق مع الاحتفاظ بتنسيق المصدر (لصق النص كما هو)
Match destination  اللصق مع تطابق تنسيق الوجهة
Value and number  اللصق مع الاحتفاظ بتنسيق الأرقام و القيم
Keep source column wide  اللصق مع الاحتفاظ بعرض العمود كما هو بالنص المصدر
Formatting only  لصق التنسيق فقط .
Link cells  لصق الخلايا مع عمل ارتباط بينها بحيث إذا حدث تغير بالخلية  الأولى يحدث بالثانية.
ملحوظة: لتسهيل استخدام البيانات المنسوخة مرة أخرى من قائمة تحرير edit  افتح الحافظة office clipboard  والتى تحتوى على كل الملصقات التى استخدمتها
كيفية إدراج صف row  أو عمود column  وكيفية الحذف.
يمكنك إدراج صف أو عمود بتحديد المكان الذى ستدرج به الصف أو العمود الزائد ثم من قائمة إدراج insert  استخدم row  لكى تدرج صف   أو column لإدراج عمود أو أكثر أو لإدراج خلية cell  من نفس القائمة ولحذف عمود أو صف تقوم بتحديده أولاً ثم من قائمة تحرير edit  اختار حذف delete.
يمكنك أيضاً إدراج خلية من لوحة المفاتيح عن طريق الَضغط على ctrl, shift , +  معاً
خاصية تجميد الألواح freeze panes .
هذه الخاصية تستخدم فى حالة عمل ورقة عمل كبيرة و تريد أن يظل الصف الأول بها يظهر أمامك على الشاشة فذلك يعنى أنك تجمد هذا الصف و تعتبره لوح ويتم ذلك عن طريق تحديد الصف الذى يلى الصف المراد تجميده أو إظهاره أمامك على الشاشة ثم من قائمة إطار window اختار تجميد الألواح أو freeze panes  فتجد أن هذا الصف قد تجمد بالفعل .
أما لتجميد عمود فإنك أيضا تقوم بتحديد العمود column الذى يليه ثم تقوم بنفس الخطوة السابقة ولإلغاء هذا التجميد من قائمة إطار window  اختار إلغاء التجميد unfreeze panes  .
عمل مراجعة للتدقيق الإملائى
نقوم بعمل مراجعة على ما كتب فى برنامج excel  من قائمة أدوات tools  نختار تدقيق إملائى spelling  أو من لوحة المفاتيح نختار F7 فيظهر لك المدقق و تقوم بتصحيح الكلمات .
للبحث find  و الاستبدال replace  فى excel  
عند البحث عن أى قيمة أو كلمة بورقة العمل  قم بعمل الآتى :
1- الطريقة الأولى : من قائمة تحرير edit  أختار بحث find و أقوم بكتابة الشئ المراد البحث عنه فى الورقة و اختار بحث find  عن الكل فيتم البحث عن الكلمة . و إذا اردت استبدالها من نفس المربع المفتوح اختار استبدال replace  و اكتب الكلمة المراد استبدالها بها .
2- الطريقة الثانية : بواسطة لوحة المفاتيح Ctrl + F  لظهور مربع البحث و Ctrl + H للاستبدال واتبع نفس الخطوات السابقة .
تطبيقات عملية على ورقة العمل :

أمامك جدول داخل ورقة العمل قم بكتابة محتوياته على برنامج excel  لكى تقوم بعمل التطبيقات عليه
الملاحظة الأولى أن كلمة  Toshiba El Araby المكتوبة بالورقة مساحتها أكبر من مساحة الخلية الموضوعة بها لذلك لم تكتمل الكلمة و لكى تقوم بتوسيع الخلية كما ترى أمامك بالسهم المرسوم الذى يظهر لك عند الوقوف بين العمود الذى تريد توسيعه و الذى يليه فتقوم بسحبه لتوسيع العمود .
Toshiba El Araby
commission
employee id jan feb mar apr total average 18%
1254 125 245 178 156
1456 167 124 156 134
1235 156 148 147 187
1458 145 190 210 192
1958 135 200 201 130
total monthly sum
average monthly

الملاحظة الثانية أنه يمكنك استخدام خاصية جديدة فى برنامج excel  و هى خاصية dragging  وهذه الخاصية تستخدم حينما تقوم بكتابة أحد الأشهر بالخلية وحين الوقوف بأحد الأركان أسفل الخلية يظهر لك علامة + صغيرة بواسطتها يتم السحب فتكمل بقية الأشهر كيفما تريد , يمكنك أيضاً الترقيم بنفس الطريقة بكتابة الرقم الأول ثم الثانى بالخلية التى تليه و تحديد الخليتين و السحب من خلال العلامة (+) الموجودة بأسفل فيتم التتابع فى الأرقام حسبما تريد .
الملاحظةالثالثة طريقة إجراء العمليات الحسابية داخل الخلايا فالجدول الموجود أمامك هو الجدول المصمم بورقة العمل والذى يحتوى على تحصيلات الموظفين بشركة ما خلال أربعة أشهر ونريد أن نخرج منه بالنتائج فى الخلايا الفارغة .
* للخروج بمجموع ما تم تحصيله شهر يناير فإنك تقوم بالوقوف بالخلية الفارغة  أسفل   الأرقام ومن قائمة إدراج insert  اختار دالة function ومنها حدد العملية التى ستقوم بها فإذا كانت جمع sum  ومتوسط average  وcount لمعرفة عدد الخلايا و أعلى قيمة max و أقل min
فتقوم بتحديد دالة الجمع sum  ثم ok  وبعدها تحدد أسماء الخلايا التى تريد جمعها و توافق عليها فيظهر أمامك المجموع .  
* وبطريقة أخرى تقف فى نفس المكان الذى تريد إدراج المجموع به وتقوم بكتابة = وتحدد ما تريد جمعه
* والطريقة الثالثة هى استخدام علامة دالة الجمع من شريط الأدوات القياسى            فتحدد ما تريد جمعه ثم تستخدم تلك العلامة والسهم الذى يليها يحتوى على خيارات للدوال البسيطة (المجموع  ، المتوسط و الحساب ، والأعلى قيمة والأدنى) فتقوم بتحديد الأرقام و تقوم باختيار الدالة التى تريدها .
employee id jan feb mar apr total average 18%
1254 125 245 178 156 704 176 =SUM(F5*$H$4)
1456 167 124 156 134 581 145.25 104.58
1235 156 148 147 187 638 159.5 114.84
1458 145 190 210 192 737 184.25 132.66
1958 135 200 201 130 666 166.5 119.88
total monthly 728 907 892 799
average monthly 146 181 178 160

والآن بعد أن حصلت على ناتج المجموع والمتوسط فأنت مثلاً فى حاجة لإعطاء كل موظف نسبة 18% مما حصله ففى الخلية التى تريد أن تقوم بهذه العملية بها تقوم بكتابة ما يلى :
= مجموعsum  (ما تم تحصيله كل شهرmonthly total  × 18% ) وتضغط enter فيظهر لك الناتج  ثم تقوم بعمل  dragging لجميع الخلايا التى تليها عن طريق علامة + أسفل الخلية .
ملحوظة : أحياناً حينما تقوم بعمل دالة(مثلاً قسمة خلية على خلية أخرى مثل A3/b2) ) ثم تقوم بعمل  dragging  فإن الدالة تتحول إلى (A4/B3 ) ولكنك تريد تثبيت واحدة من الخلايا فلا تتغير أو لا تنقل إلى خلية أخرى فيتم ذلك عن طريق الضغط على مفتاح F4 من لوحة المفاتيح بعد كتابة أو تحديد الخلية التى تريد تثبيت الدالة عليها . ثم تقوم بالسحب بعد ذلك فيتم تثبيتها وتسمى هذه الخلية فى هذه الحالة absolute reference  .

المحاضرة الثانية
** كيفية القيام بعمليات حسابية مع multi sheets (بأكثر من ورقة عمل بملف )  
إذا كان لديك ملف يحتوى على أكثر من ورقة عمل و لتكن خمس ورقات عمل وأردت أن تقوم بجمع محتويات خلية ما متكررة فى أكثر من ورقة فذلك يكون بشرط أن توجد هذه الخلية فى كل sheet  بنفس المكان فمثلا إذا كانت الخلية هى B4 فى sheet1 هى أيضاً B4 بكل sheet لذلك فأنت تقوم بالوقوف بالخلية الذى ستجرى الجمع بها وتضغط SUM من أيقونة الجمع التلقائى بشريط الأدوات ثم تحدد الخلية التى تريد جمعها فى الورقة الأولى ثم تضغط shift  من لوحة المفاتيح أثناء الضغط على الورقة الثانية والثالثة التى تريد جمع ما بهما حتى تنتهى الورقات التى تريد جمع الخلايا بها فتضغط enter  فتجد النتيجة تظهر لك و تستطيع عمل fill لبقية الخلايا فتقوم بملئ الخلايا بنفس الطريقة السابقة .
كيفية استخدام دالة IF و التى تعنى logical test  
فكرة هذه الدالة أنك يمكن أن تقوم بوضع شروط تحدد بها النتائج  مثل تحديد نتائج طلاب صف ما بالنجاح أو الرسوب  أو تحديد نسب العملاء هل هى مرتفعة أم منخفضة
فأمامك نتيجة موضوعة  بورقة العمل وتريد أن تعرف إذا كان الطالب ناجح أم راسب وقد حددت أن الطالب الناجح تكون نتيجته أكبر من أو = 50 فإنك أولاً تأتى بمجموع كل طالب فى خانة total كما علمت سابقاً ثم إنك تريد أن تحدد بعدها فى الخلية status الحالة التى عليها الطالب فإنك تريد أن تقول إذا كان المجموع  (أكبر من أو يساوى ) 50 فإن هذا الطالب pass و إذا لم يحدث فإن الطالب failed  فإنك تقوم بالوقوف فى الخلية التى تريد التحديد بها ثم من إدراج insert  دالة function  ثم تختار دالة if  ثم ok  بعدها يظهر لك المربع الحواري  التالي
فى خانة logical test تقوم بتحديد خلية المجموع
الذى تريد على أساسها تحديد النتيجة والمبينة
بالجدول أعلى f16 ثم تكتب =< والرقم (50)
ثم فى الخانة التالية و التى يكتب بجوارها
value f true   أى إذا كانت كذلك تكتب pass
و الخانة الثالثة value f false تكتب failed ثم
اضغط enter  فتجد النتيجة ثم تقوم بعمل
Auto fill للخلايا التى تليها لتجد نتيجة جميع الطلاب ظاهرة أمامك .
والآن إذا أردت أن تقوم بعمل تقييم شامل للطلاب الذين عرفت نتيجتهم وتريد أن تقوم بعمل تصنيف للجيد و المرتفع و الممتاز و العادى ولكى تقوم بعمل ذلك فإنك فى حاجة لعمل عدد كبير من دالة  if  أو تقوم بعمل واحدة داخل الأخرى فكيف تقوم بعمل ذلك .

للقيام بذلك فإنك ستقوم بنفس الخطوات السابقة فى كيفية كتابة دالة if  ثم لعمل واحدة أخرى فى نفس الوقت فإنك تجد فى شريط الأدوات المسمى formula bar  كلمة if  تكون موجودة فى أثناء كتابتك للدالة فلا تقوم بغلق المربع الحوارى الخاص بالدالة بعد كتابة الشرط الأول و لكن حين تنتهى اضغط على كلمة if  فى الشريط وذلك  فى كل مرة تريد أن تزيد شرط والمربع مفتوح فيقوم بفتح واحد جديد تقوم بالإكمال به بالشروط التى تحددها ثم بعدما تنتهى تضغط ok ثم تقوم بملئ باقى الخلايا كما هو مبين أمامك .
NAME salary commission taxes Net income bonus
Sayed 500 250 150 600 60
Ahmed 300 140 100 340 0
Mohammed 255 120 80 295 0
Mustafa 450 245 120 575 57.5
Osama 456 256 130 582 58.2
**مثال آخر لدالة if  فى الجدول أمامك إذا اردت أن تحصل على مجموع ما حصل عليه الموظف فى هذه الحالة فإنك تقوم بجمعsalary  مرتبه وcommission و تطرح منهم taxes الضرائب المقطوعة  لتعلم ما يحصل عليه الموظف net income  أما إذا أردت أن تعطيه نسبة مما يحصل عليه فكيف تقوم بذلك  
أنت مثلاً تريد أن تعطى الموظف الذي يحصل على أكثر من 500جنيه نسبة 10% مما يحصل عليه لذلك فكيف تقوم بكتابة هذه الدالة
فى الخانة الأولى تحدد إذا كان المجموع
الموجود بالخلية هو أكبر من أو يساوى 500
فى الخانة التالية تحدد الخلية وتقوم بالضرب
فى النسبة و هى 10% و فى الثالثة تقوم
بالضرب × 0 وترجمة ذلك أنك تحدد أنه إذا
حصل على أكثر من أو يساوى 500 فإنك
ستعطيه نسبة 10 و إذا لم يحصل فستعطيه0
تنسيق الخلايا داخل البرنامج

الشريط المعروض أمامك هو شريط الأدوات formatting  داخل برنامج excel الأيقونة الأولى لليسار هى التى تختار منها نوع الخط التى تكتب به و الثانية هى حجمه ثم B إذا أردت تغميق الخط bold و I إذا أردت أن يكون مائل italic وU إذا أردته مسطر underline ثم العلامات التى تليه إذا أردت جعل المحاذاة لليسار ثم التوسيط ثم لليمين و يليها أيقونة دمج الخلايا merge cells ثم اتجاه ورقة العمل يمين أو يسار ثم ضبط الكتابة عربى أو إنجليزي ثم تنسيق الأرقام كعملة ثم العلامة المئوية و الفاصلة و زيادة و إنقاص العلامات العشرية (التقريب بالنسبة للأرقام) ثم إنقاص و زيادة المسافة البادئة فى أول سطر بالخلية , ثم أيقونة الحدود للخلية و التعبئة ثم لون الخط .  

تنسيق الخلايا من قائمة التنسيق
من قائمة تنسيق format  اختار خلايا cells  أو (ctrl + 1  ) من لوحة المفاتيح أو من القائمة المختصرة حينما تضغط بالماوس right click  حينها يظهر لك مربع التنسيقات الذى يحتوى على 6 تبويبات كل تبويب منهم يختص بأحد التنسيقات التى تحدث بالخلايا وهم :
1- number   تنسيق الرقم
ويحتوى على 12 تنسيق للأرقام الموجودة بالخلايا هى كالتالى : العام general وفيه يتم كتابة الرقم كما هو ، ثم الرقم number  وبه يتم تقسيم الرقم بوضع الفواصل العشرية كل رقمين أو ثلاثة حسب اختيارك من خانة decimal places ويمكن استخدام فال الآلاف use 1000 separator ويمكن الاختيار من خانة الأرقام السالبة negative  أما تنسيق العملة currency  فيتم فيه تنسيق الأرقام كعملة حسب رمز العملة symbol  بالدولة ووضع الفواصل العشرية أيضا ويليه تنسيق المحاسبة accounting  والذى يقوم بنفس العمل السابق و الفرق الوحيد أنه حين يقوم بكتابة رمز العملة يكون بعيد عن الرقم وبعده تنسيق التاريخ ومنه تختار نوع التاريخ من type (ميلادى أو هجرى .....) والموقع من location  ثم تنسيق الأرقام كأوقات وبنفس التقسيم الذى يسبقه بالتاريخ . ثم تنسيق الرقم بوضع العلامة المئوية و اختيار المنازل العشرية . ثم تنسيق الرقم كـكسور fraction و اختيار نوع الكسر . ثم تنسيق علمى للرقم scientific  بأن يكتب بالخلية أول رقم ثم يقوم بكتابة عدد الأرقام التالية . ويليه text حين كتابة نص و ليس رقم ثم special وهو التنسيق الخاص بالكود ثم المخصص custom  حسب الاختيار من النوع type .
2- alignment   تنسيق محاذاة محتويات الخلية
يحتوى على جزء خاص باتجاه النص داخل الخلية orientation  والذي يقوم بعمل استدارة للنص كما ترغب من خلال تحريك المؤشر الخاص بذلك .  كما يمكن تحريكه بالدرجات من degree  ويمكن أيضا التحكم بمحاذاة النص أفقيا horizontal  ورأسياً vertical أما التحكم بالنص text control فيحتوى على wrap text وهو احتواء الخلية للنص أو ضبط النص على حجم الخلية (Alt + enter ) أما shrink to left فهو الاحتواء المناسب و merge cells  دمج الخلايا . ومن text direction  تحدد اتجاه النص أذا كان من اليسار لليمين أو العكس أو حسب سياق الكتابة .
3- font  تنسيق الخط
و الذى يمكنك من اختيار نوع الخط من font   و نوعه style  و حجمه size  و تسطيره underline ثم لونه من color  وتحديد إذا كان عادى أم لا normal font واختيار التأثيرات ومنها strikethrough  يتسوطه خط و super script  مرتفع و subscript  منخفض
4- border  تنسيق حدود الخلية
و منه تختار الحدود التى تريد أن تضعها للخلية من النمط style  ولون الحدود من color أو إذا كنت تريدها بلا حدود من none  
5- patterns  النماذج أو النقش بالخلايا
و هى التى تحدد تظليل الخلية و لونه و من pattern  يمكنك اختيار أحد الأشكال مع التظليل .
6- protection  حماية
و هى الوسيلة التى به يمكنك اخفاء محتويات الخلية من hidden  

المحاضرة الثالثة
** طريقة استخدام أيقونة نسخ التنسيق format painter  
يمكنك أن تنسخ تنسيق معين تريده و تستخدمه داخل ورقة العمل لتنسيق خلية أو بعض الخلايا مثله  وذلك عن طريق تحديد التنسيق الذى تريد نسخه ثم بواسطة الضغط على هذه الأيقونة          التى تقوم بالنسخ ثم تحدد المكان الذى تريد وضع التنسيق المنسوخ به فيتم وضعه .
طريقة استخدام التنسيق التلقائى auto format  
إذا اردت أن تقوم بعمل تنسيق لبعض الخلايا فهناك طريقة التنسيق التلقائى auto format حدد الجزء المراد تنسيقه ثم من قائمة تنسيق format اختار تنسيق تلقائى auto format واختار الشكل الذى تريده .
كيفية عمل خلفية background  لورقة العمل
من قائمة تنسيق format اختر ورقة  sheet  ثم اختار منها خلفية background  واختار أى خلفية تريد تطبيقها مع العلم بأنها لا تطبع ولحذفها اختار من نفس القائمة حذف الخلفية delete background .
التنسيق الشرطى للخلايا conditional format  
كلمة تنسيق شرطى تعنى بأنك تريد أن تضع قواعد للخلايا  بالتنسيق بأن تحدد ألوان و خلفيات أو خطوط قيم معينة وذلك يتم بعد تحديد الخلايا المراد التطبيق عليها  من قائمة تنسيق format اختار تنسيق شرطى conditional format  فيظهر لك مربع حوارى كالآتى :
فى condition 1 نجد كلمة قيمة الخلايا
cell value is  ثم فى الخانة المجاورة نقوم بتحديد شكل الصيغة (بين , أكبر من , يساوى , أكبر من , أصغر من , لا تساوى ... الخ )
ثم نحدد القيم فى الخانة أو الاثنين المجاورتين ثم من format نختار شكر الخط و لونه والحدود و النقش للخلايا التى أتعامل معها .
ثم إذا أردت أن أقوم بعمل شرط آخر أضغط على add  و يمكنك عمل ثلاثة شروط فقط فى هذا النوع من التنسيق .

ويمكنك عمل تنسيق للصيغة فبدلا من الخانة التى بها cell value is  تحولها إلى formula is  فيظهر لك المربع التالى الذى تقوم بكتابة صيغة به .
بأن تحدد أن الخلية a1 التى قيمتها > 156 يكون تنسيق الخط بها محدد بخطان . كما هو أمامك ويمكنك حذف هذه الشروط أو أياً منها عن طريق الضغط على حذف delete  فى المربع الذى أمامك وتختار الشرط الذى تريد حذفه ثم تضغط حذف

التصفية فى برنامج الجداول filter  
فى حالة إذا كانت البيانات كبيرة الحجم فى ورقة العمل و تريد عمل تصفية لها فى حدود البيانات التى تريدها  فيتم ذلك بالوقوف على الخلية التى تريد بدء التصفية منها ثم من قائمة بيانات data و اختار تصفية
filter  ثم تصفية تلقائية auto filter  فتظهر لك الأسهم المبينة بالشكل التالى و إذا قمت بفتح أحد هذه الاسهم فإنك تجد الخيارات التالية (فرز تصاعدى أو تنازلى فى حالة الأرقام و فى حالة النص يتم الفرز حسب الحروف ) يليه اختيار top 10 أفضل أو أعلى 10 قيم ويمكن التحكم فى العدد فيمكنك الحصول على أعلى 5 أو 3 أو غير ذلك من القيم.
بعد ذلك هناك خيار آخر و هو مخصص custom   ومنه نستطيع مثلا أن من خانة place الموجودة
أمامك أن نقوم بتصفية كل الأسماء الذين يعيشون بالقاهرة بأن نقف على خانة place ونضغط على السهم فتظهر لنا الخيارات فنختار منها custom  مخصص ثم من المربع المفتوح نختار equal to يساوى و فى الخانة التالية نكتب Cairo ونضغط موافق فيظهر لنا ما نريد أما إذا أردنا أن نصفى الأسماء التى تبدأ بحرف M و الأسماء التى تنتهى بحرف D فإننا من خانة Name ونضغط على السهم فتظهر لنا الخيارات فنختار منها custom  مخصص ثم من المربع المفتوح نختار begin with  يبدأ بـ و فى الخانة التالية نكتب m ونضغط ثم تحتها نختار end with ثم نختار or ونكتب d ثم موافق فيظهر لنا ما نريد .
التصفية المتقدمة و هى التصفية التى تقوم بوضع شروطها داخل ورقة العمل فى مكان آخر ثم من قائمة بيانات data  اختار  filter تصفية ثم  advanced filter تصفية متقدمة  ثم يظهر لك مربع حوارى فى الخانة الأولى منه تقوم بتحديد البيانات التى ستصفى منها وفى الخانة الثانية تحدد البيانات التى وضعتها وتريد التصفية على أساسها فتظهر لك النتيجة .
ترتيب البيانات فى برنامج الجداول sort  
يتم ترتيب البيانات فى ورقة العمل عن طريق قائمة بيانات data اختار sort  (فرز أو ترتيب) فيظهر لك المربع التالى والذى تقوم بتحديد الفرز على أساسه فتحدد على حسب ماذا يكون الفرز الذى تريده ومن خيارات الموجودة أمامك بالمربع يمكنك إذا وجدت تواريخ أن تقوم بترتيبها حسبما تريد .
name place الجنس salary
ahmed aswan m 100
ahmed sharkia m 364
ahmed alex m 150
ahmed  الإجمالي 614
amira alex f 200
amira  الإجمالي 200
mohmmed cairo m 450
mohmmed port said m 345
mohmmed  الإجمالي 795
الإجمالي الكلي 1411
طريقة الحصول على المجاميع الفرعية subtotals  
بعد إجراء الترتيب أو الفرز يمكنك أن تقوم بعمل بعض الدوال الحسابية التى يمكنك الخروج منها بمجاميع فرعية فأمامك جدول تم فرز محتوياته و بعد ترتيب البيانات أصبحت الأسماء المتشابهة متتالية  من قائمة بيانات data  بالضغط على sub totals  فتجد أنه يحدد لك خيارات عند التغيير فى كل اسم يخرج لك بمجموعه ثم يمكنك اختيار الدالة التى تريدها ثم يمكنك تحديد اسماء الخلايا التى تريد الخروج بمجموعها  ثم توافق فيأتى لك  بالنتيجة التالية
لاحظ أنه توجد علامات إرشادية تظهر بعد القيام بهذه العملية ولإزالة المجاميع الفرعية من data اختار sub totals  ثم فى المربع الذى سيظهر لك تجد أسفله كلمة إزالة الكل delete all  فبالضغط عليها يقوم بإزالة كل العمليات .
طريقة التحقق من صحة البيانات المدخلة data validation
هذه الطريقة تستخدم لوضع قيود على البيانات التى يتم إدخالها بالخلايا فحينما تريد مثلاً أن تجعل البيانات فى حدود معينة و تريد أن تجعل الخلايا لا تقبل سوى هذه الحدود فأنت فى حاجة إلى رسالة تذكير بأن البيانات المدخلة غير مقبولة .
و يتم ذلك من قائمة data  اختار validation  ثم من المربع المفتوح تجد ثلاث تبويبات الأول إعدادات settings و به يتم تحديد السماح للقيم و حالة البيانات و التبويب الثانى رسالة إدخال input message  وبه يتم وضع عنوان للرسالة و كتابة نصها فى حالة إذا كانت البيانات المدخلة غير مطابقة للقواعد التى وضعتها والتبويب الثالث تنبيه إلى الخطأ error alarm  وبه يتم تحديد إذا ما كنت تريد إظهار التنبيه للخطأ بعد إدخال البيانات الغير صالحة أم لا و نمط التحذير الذى سيظهر فإذا كان إيقاف سوف يتم رفض إدخال البيانات الغير صالحة أما إذا كان تحذير أو معلومات فيمكنك كتابة البيانات الغير صالحة  .

المحاضرة الرابعة
** طريقة فتح أكثر من ورقة عمل  فى نافذة واحدة
يمكنك أن تفتح عدة ورقات عمل على شاشة واحدة من قائمة إطار window اختار ترتيب arrange يظهر لك مربع حوارى اختار منه شكل الترتيب الذى تريده الأول يسمى ترتيب بالتجانب tiled  و الثانى horizontal  أفقى و الثالث vertical  رأسى و الرابع cascade  تتالى . تختار منهم ما تريد وللخروج من هذا الترتيب يمكنك تنشيط الخانة الموجود بها إطارات المصنف النشط .
طريقة وضع أكثر من ورقة عمل فى ورقة واحدة
بعد فتح عدة ورقات عمل وترتيبهم بالطريقة السابقة يمكن أن نقوم بحفظهم كما هم فى قالب واحد (أى فتح ورقة واحدة تحتوى على عدة أوراق  ) وذلك بواسطة قائمة ملفfile   اختار حفظ مساحة العمل
save work space  ونقوم بحفظ الملف كما هو .
كيفية التعامل بالدوال مع أكثر من مستند (التعامل مع multibook)
يتم ذلك مثلا عند القيام بجمع بيانات موجودة بعدة ملفات وذلك من قائمة بيانات data نختار دمج consolidate ثم أقوم بتحديد الدالة المراد إجراءها و لتكن مثلا دالة جمع ثم فى خانة المراجع reference  أحدد البيانات بالملف الأول التى أريد عمل الدالة عليها ثم اختار add  وأحدد البيانات فى الملف الثانى ثم add  وهكذا حتى يتم تحديد كافة البيانات ثم اقوم بتنشيط خانة انشاء ارتباط بالبيانات المصدر create links to source data  واختار  ok فيظهر ناتج الدالة فى المكان الذى حددته لظهور النتائج .
وهناك طريقة أخرى تتم بعد فتح ورقات العمل المراد جمعها بنافذة واحدة كما سبق و فى المكان الذى أريد ظهور النتائج به أحدد الدالة ثم احدد جميع البيانات المراد إجراء الدالة عليها ثم اضغط enter  ولكن هذه الطريقة لا يمكن فيها معرفة مصدر البيانات المجموعة و لمعرفة المصدر من قائمة تحرير edit  اختار ارتباطات links فيظهر مصادر بيانات النتائج ويمكن تغيرها أو فتحها  .
كيفية عمل سيناريو
حينما تقوم بعمل ورقة عمل وأخذ نسخ من بياناتها لأكثر من ورقة عمل متشابهة مع بعض الاختلافات فى بعض الخلايا يتم ذلك (عمل بعض التغيرات مع ثبات الأصل ) من قائمة أدوات tools  نختار وحدات سيناريو scenario  ثم نضغط add ثم نقوم بتسمية السيناريو ونحدد الخلايا التى سيتم التغيير فيها ثم ok فتظهر شاشة بها الخلايا التى حددتها لتغير القيم التى بها ولعمل سيناريو آخر اختار add ونقوم بنفس الخطوات السابقة ثم ok ولعرض السيناريو الذى قمت بعمله اضغط على show فتظهر أسماء السيناريوهات التى قمت بعملها وبعدها لتقوم بإظهارها جميعاً اضغط على ملخص summary  ثم من report type  اختار scenario summary .  
إدراج دالة  PMT
هذه الدالة تساعدك فى معرفة قيمة الأقساط الشهرية فى حالة معرفة الفائدة و قيمة القرض فتقوم بإظهار ناتج القسط الشهرى و ذلك عن طريق قائمة إدراج insert  اختار دالة function  ثم اختار PMT ثم ok فيظهر مربع حوارى مكتوب بجوار خانته الأولى rate  تكتب فيها قيمة الفائدة الشهرية /  12شهر  و فى التالية Nper عدد الشهور التى سيتم التقسيط عليها و الثالثة pv قيمة القرض كله وحينما تضغط موافق يظهر قيمة القسط الشهرى بالخلية التى تقف عليها  
كيفية عمل مراجعة على الأخطاء الموجودة بورقة العملformula auditing  
من قائمة أدوات اختار تدقيق الصيغة formula auditing  ثم إظهار شريط الأدوات show formula auditing  من شريط الأدوات الذى سيظهر أمامك
الأيقونة الأولى هى تقييم للصيغة بمعرفة مصدر الحساب ومكان
تواجد الخطأ الأيقونة الثانية هى إظهار إطار المراقبة وهى عبارة عن خريطة توضح اسم المستند و رقم ورقة العمل و مكان الخلية التى بها خطأ يليه أيقونتان واحدة منهم تحيط البيانات غير الصالحة و الثانية تمسح هذه الإحاطة ثم بعدها أيقونة إدراج تعليق جديد للخلية وبعدها أيقونة على شكل علامة تعجب  وهى لتتبع الخطأ فعند الوقوف بالخلية التى تحتوى على دالة خطأ بالضغط على هذه الأيقونة تقوم بعمل أسهم تشير للخلايا التى طبق عليها الدالة مما يبين موضع الخطأ . يليها أيقونة تزيل كل هذه الأسهم والتى تليها واحدة لتتبع التوابع و الثانية لمسح هذه التتبعات و تليها أيقونتان لتتبع السابقات إى الدوال السابقة التى نتج منها ناتج خطأ وأخيراً واحدة للتدقيق فى الخطأ بإما معرفة مصدره أو تجاهله أو عمل تحرير جديد للصيغة
عمل استهداف للتغير فى نواتج معينة goal seek  :
كالمثال الذى أمامك فأنت لديل ناتج جمع لثلاث خلايا و هو 60000 و تريد أن تقوم بالتعديل فى خليه واحدة من إحداهما  لتحصل  على ناتج 75000 من قائمة أدوات tools  اختار استهدافgoal seek  ثم فى الخانة الأولى حدد الخلية التى ستغير قيمتها أو نتيجتها و فى الخانة التالية اكتب القيمة التى ستغير لها وفى الثالثة  حدد الخلية التى ستغير فيها ليصبح الناتج 75000 ثمok  فيقوم بالتغير مباشرة ليكون الناتج كما تريد.

فى حالة توزيع القيمة التى تريدها على أكثر من خلية للتغير فى الناتج solver
من قائمة أدوات tools  اختار solver و نحدد الخلية المراد تغيير قيمتها فى set target cell و نكتب الرقم value  و نقوم بتحديد الخلايا المراد إجراء التغيير فيها by changing cell  أما إذا كانوا خليتان فقط غير متجاورتين نقوم بتحديدهم أثناء الضغط على ctrl بلوحة المفاتيح وفى حالة إذا كان التوزيع فى بعض الخلايا و أخرى لا يكون نضغط على  add وفى cell refrence  قم بتحديد هذه الخلايا و اختار شكل التغيير الذى سيجرى عليها إما ≤ أو ≥ أو ═ ..... ثم تكتب القيمة فى خانة constraint ثم  add فى حالة إضافة أشياء أخرى أو ok  فى حالة الانتهاء .
التعامل مع ورقة العمل ( إدراج ورقة عمل أو حذفها أو تغيير اسمها )
عند الوقوف على اسم ورقة العمل فى الشريط السفلى و الضغط right click  يظهر لك المربع التالى
يكتب به أولا إدراج insert  و ذلك لإدراج ورقة جديدة و الحذف delete لحذف الورقة التى تحددها و إعادة التسمية rename لتغيير اسم ورقة العمل و النقل والنسخ move or copy لنسخ ورقة العمل فى نفس المصنف الذى تعمل به أو فى مصنف جديد  وإمكانية نقلها أو إعادة ترتيبها  يليها تحديد لكافة أوراق العمل ولون علامة الجدولة color يقوم بعمل لون أو خلفية لاسم ورقة العمل يليها عرض بلغة visual basic.
كيفية إنشاء برنامج آخر داخل برنامج excel  
من قائمة إدراج insert اختار كائن object من إنشاء جديد create new واختار اسم البرنامج فيظهر داخل برنامج excel وإذا كان هناك ملف جاهز اختار create from file  و يمكن وضعه فى ورقة العمل كرمز أو يكون مستند فى ورقة العمل .

المحاضرة الخامسة
** كيفية عمل إحصائية أو تقرير على بيانات بورقة العمل
يمكنك أن تقوم بعمل إحصائية بورقة العمل لتحصل على تقرير مفصل للبيانات بداخلها بواسطة الوقوف عند أول الخلية المراد عمل التقرير عليها ثم من قائمة بيانات data  نختار تقرير pivot table & pivot chart  ثم من المربع المفتوح نحدد إذا كانت بقاعدة البيانات Microsoft office excel  .أو من مصدر بيانات خارجى أو من نطاقات متعددة وتكون الخيار الأول إذا كانت من ورقة العمل المفتوحة أمامك ثم نحدد نوع التقرير الذى نريد إنشاؤه إما جدولى pivot table  و يكون عبارة عن تلخيص لمحتويات ورقة العمل بجدول يحتوى على المحتويات و النتائج . أو أن يكون على هيئة  تقرير تخطيطى pivot chart   وبعد تحديده نضغط التالى next  ثم نحدد نطاق البيانات الذى سنقوم بعمل تقرير لها ثم اضغط التالى و اختار المكان الذى ستقوم بوضع البيانات له (فى ورقة عمل جديدة أو فى ورقة موجودة مسبقاً) ثم اضغط إنهاء .

بعد الضغط إنهاء تظهر ورقة عمل كما هى أمامك تحتوى على قائمة بأسماء الحقول التى عملت لها التقرير و يظهر عرض مخطط فارغ يتم وضع الحقول بها كما تريد و ذلك عن طريق سحب الحقل من القائمة وإفلاته فى المكان الذى ستضعه به مع ظهور شريط أدوات للتقرير الذى قمت بعمله .
وبعد وضع الحقول المسحوبة فى أماكنها تجد أنه قد قام بعمل تقرير عن الجزء الذى حددته وبه حقل مجموع به القيم المتتالية  ويمكن تغيير المجموع و عمل شئ آخر كالحصول على متوسطات النتائج أو أكبر و أقل قيمة كما هو أمامك و ذلك بواسطة الوقوف داخل نطاق البيانات التى أمامك و الضغط right click ثم من إعدادات الحقل field setting  وقم باختيار العملية التى تريد إجراءها و إذا أردت إجراء ترتيب للبيانات من field setting  ثم من advanced  واختار أى ترتيب أريده
أما عن التخطيطى و الذى يكون على هيئة chart فإنه يتم بنفس الطريقة
السابقة مع تغيير نوع التخطيط


** عمل التخطيط chart  
من قائمة إدراج insert  اختار chart  فيظهر لك مربع حوارى اختار منه شكل التخطيط الذى تريد إما من الأنواع المخصصة أو القياسية التى توجد بالجهاز ثم انقر فوق التالى فيظهر لك تبويبان الأول تحدد به نطاق البيانات التى تريد عمل تخطيط لها و حدد إذا كنت تريب البيانات بالصف أو بالعمود و التالى يبين
المتسلسلات و إذا كنت تريد إضافة أو إلغاء واحدة لها  ثم انقر فوق التالى  يظهر لك 6 تبويبات الأول و هو العناوين و به تكتب عنوان التخطيط و عنوان محور س ، ص و الثانى المحاور و به يتم جعل محور س للفئة أو يمكن عملها بمقياس للوقت  و ص للقيم و التبويب الثالث يحدد شكل الخطوط التى تريدها للشبكة وتكون عبارة عن خطوط رئيسية و خطوط ثانوية خلف التخطيط و يمكن عدم وضعها بعدم النقر عليها ويوجد مربع يرسم بجوار التخطيط يوضع اللون و دلالته و هذا المربع يسمى بوسيلة الإيضاح و يمكن التحكم فى وضعه أسفل التخطيط أو عاليه و يمينه و يمكن حذفه نهائياً من التبويب الرابع .
أما التبويب الخامس فيختص بعناوين البيانات و به يمكن وضع القيمة على المتسلسلة و يمكن وضع اسمها و الفئة والتبويب السادس و هو التبويب الخاص بجدول يمكن إظهاره أسفل التخطيط ليبين البيانات و هو جدول البيانات. بعد تحديد هذه الخيارات انقر التالى لتحديد مكان عمل التخطيط إما فى ورقة العمل نفسها أو فى ورقة جديدة ثم إنهاء فيظهر التخطيط أمامك .
عمل شكل رسم تخطيطى Organization Diagram  
1- من قائمة إدراج insert  تختار مخطط diagram  و منه تختار شكل المخطط الذى تريد و كما ترى إذا قمت باختيار هذا الشكل تجده كما هو أمامك و يمكنك بدأ الكتابة به .

2- إذا أردت تزويد خلية لمرءوس فى الوظائف  من شريط أدوات المخطط قم بفتح إدراج
شكل insert shape    و منه نختار الاختيار الأول و هو المرءوس subordinate  فتزود خلية . ولتزويد خلية لشخص زميل فى العمل اختار الاختيار الثانى coworker  و لاختيار مساعد بخلية اختار الثالث assistant  
3- لعمل ترتيب مختلف للتخطيط أو تشكيل مختلف من شريط أدوات التخطيط قم باختيار تخطيط layout  و منه اختار الشكل المناسب .
4- لتحديد أى جزء بالتخطيط من شريط أدوات التخطيط قم باختيار تحديد select  و منه يمكنك اختيار التحديد الذى تريد و تستطيع تحديد الخطوط السمراء التى تربط التخطيط أو الخلايا المتشابهة و المتساوية فى الترتيب .
 5- توجد أيضا أيقونة على شكل تخطيط موجودة فى شريط الأدوات و هى تعبر عن معرض تختار منه الشكل الذى تريد منسق تلقائياً
تحديد ناحية الطباعة داخل ورقة العمل print area
يمكنك ضبط الجزء الذى تريد طباعته داخل ورقة العمل ليكون ملائماً أثناء الطباعة و ذلك عن طريق تحديده ثم من قائمة ملف file  اختار ناحية الطباعة print area  ثم تعيين ناحية الطباعة ثم من الأيقونة الموجودة بشريط الأدوات أو من قائمة ملف اختار معاينة قبل الطباعة print preview  ومنها اختار إعداد لتحدد  صفحة الطباعة و حجم الورق و ملائمة النص للصفحة بتحجيم النص مثلا لمساحة ورقة الطباعة ثم تحديد الهوامش من جميع الاتجاهات وعمل رأس و تذييل لصفحات الكتابة .

المحاضرة السادسة
** دالة V-lookup  :  
ذكرنا سابقاً أثناء شرح دالة if  أنه يمكنك أن تحدد معايير معينة و تضعها للتطبيق على ورقة العمل و يمكن أن تقوم بوضع شروط تحدد بها النتائج  مثل تحديد نتائج طلاب صف ما إذا كانت الدرجات بين (كذا وكذا) يكون الناتج ...   ولكن إذا لاحظت تجد أن هذه الشروط فى دالة if  تطبق ثلاث مرات فقط فإذا تعددت المعايير التى تضعها فإنك فى حاجة إلى دالة أخرى تسمى v lookup  لذا فإنك تقوم بكتابة الشروط التى تريد أن تطبقها على ورقة العمل فى جزء من الورقة فى شكل جدول ثم من قائمة إدراج insert  اختار دالة function  ومنها اختار vlookup  فيظهر لك مربع حوارى مكتوب بالخانة الأولى منه lookup value  و بها تحدد الخلية التى ستضع لها قيم أو شروط و بالخانة الثانية وتسمى table array  و هى التى تحدد بها الجدول الذى ستضع فيه الشروط فتقوم بتحديده و الخانة الثالثة col. Index number وهى الخانة التى تكتب فيها رقم العمود الذى ستحدد على أساسه النتائج من الجدول . والرابعة range look up و هى الشرط الذى تضعه فى حالة القيم المخالفة وفى الغالب تترك فارغة إذا كنت تريد أن يكون البحث عن القيمة و ما بينها .  
و يمكن إدخال هذه الدالة ضمن دالة if بحيث تتم جميع خطوات دالة if  ثم نقوم بإدراج دالة vlookup  بداخل الخانة الثالثة value f false اضغط إدراج دالة من جانب علامة if  فى شريط الأدوات تجد رأس سهم صغير لأسفل بالضغط عليه تختار الدالة التى تريدها vlookup   و منها قم بالخطوات السابقة فى هذه الدالة . ثم نقوم بعمل filling  لباقة الخلايا .
ملحوظة هامة : يمكن أن يتغير اسم الدالة من vlookup   إلى hlookup   إذا كان الجدول الذى تحدد على أساسه النتائج أفقى و ليس رأسى . v اختصار vertical و h اختصار horizontal  

كيفية عمل ماكرو
من قائمة أدوات tools  اختار ماكرو macro  ومنه اختار تسجيل ماكرو جديدrecord new macro  ونقوم أولا باختيار اسم للماكرو ثم بكتابة حرف ليكون مفتاح لاختصار الماكرو على لوحة المفاتيح مثل ctrl + q   ثم نختار المكان الذى سنقوم بتخزينه به إما فى هذا المصنف أو آخر جديد ثم نقوم بالموافقة على ذلك ونبدأ فى التسجيل و عمل الخطوات التى تريد تسجيلها مثل إدراج دوال جمع فى مكان معين وعمل دوال أخرى وعمل تنسيق مختلف لبعض الخلايا إلى آخر ما تريد تسجيله و بعد ذلك قم بإيقاف التسجيل بعد الانتهاء من شريط الأدوات الظاهر أمامك اضغط إيقاف التسجيل أو من قائمة أدوات اختار ماكرو و إيقاف التسجيل stop recording ثم لتشغيل هذا الماكرو أو لتنشيطه أو لتطبيقه اضغط ctrl + q أو أى اختصار آخر قمت بعمله  .
ملحوظة : إذا كنت تريد أن تجعل الماكرو يعمل فى أى مستند excel  تعمل به وغير مرتبط بمستند أو بورقة عمل معينة فيجب أن تقوم بحفظ اسم الماكرو كالتالى auto_open .
توجد أيقونة فى شريط الماكرو        وهى التى أمامك إذا قمت بتسجيل الماكرو وهى مفتوحة فإن ذلك يجعل تنفيذ الماكرو يحدث فى نفس مكان الخلايا و إذا كانت مغلقة فإن ذلك يجعله فى أى خلية تقوم بالوقوف عليها  وهى أيقونة المرجع النسبى .
أما عن الأمان فى الماكرو فيتم ذلك من قائمة tools أدوات ثم اختار customize تخصيص ثم أمان security و منها macro security فتجد أن لديك أربع أنواع من الأمان الأول very high  مرتفع جداً والثانى  high مرتفع و الثالث medium  متوسط و الرابع low منخفض. فنختار المناسب منهم .
لإلغاء الماكرو من قائمة أدوات اختار وحدات ماكرو و منها نحدده و نحذفه من حذف delete  .
يمكنك تعيين ماكرو من شكل مرسوم عن طريق رسم أى شكل من شريط أدوات رسم ثم الضغط right click  عليها و اختيار تعيين ماكرو reset macro .
كيفية عمل  template  أو النماذج الجاهزة فى excel
إذا اردت أن تستخدم نموذج مخطط جاهز من برنامج excel  فتقوم بفتح task pane بواسطة ctrl + F1 ثم اختار إنشاء مصنف جديد create new worksheet ثم اختار on my computer  إما من العام و تكون ورقة عمل عادية أو من خيارات جدول البيانات data table  ومنها اختار الشكل الذى تريده وبعد إجراء التعديلات عليه أو بعد استخدامه يمكنك حفظه من قائمة ملف file  اختار حفظ باسم save as و حدد الاسم و المكان الذى تريد حفظه به .
استيراد بيانات خارجية  :
لإدخال البيانات الخارج ية من مكان ما اختار من قائمة بياناتData  ثم استيراد بيانات خارجية import external data  وحدد مصدر البيانات واختارها .

المحاضرة السابعة
عمل التعليق comment :  
من قائمة إدراج insert  تختار تعليق comment  و بالمربع الذى يظهر يمكنك أن تكتب التعليق وتنسقه ولتحريره right click  ثم اختار تحرير تعليق edit comment  وللتحكم فى إظهاره أو إخفاءه اضغط right click ثم اختار hide / show comment ولحذف التعليق right click  عليه وتختار من القائمة المختصرة حذف التعليق delete  .
إدراج الارتباط التشعبى Hyperlink  :
إذا اردت عمل ارتباط بين مستند مفتوح  و آخر عن طريق تحديد الخلية التى ستحدد الارتباط بها ثم من قائمة إدراج insert  اختار ارتباط تشعبى hyperlink  ثم من المربع الذى يظهر حدد المستند الذى سيتم الارتباط به أو يمكن أن يكون مكان آخر فى نفس المستند فيمكن أن تختار من ارتباط بـ link to  اختار place in this doc. إذا كان فى نفس المستند  ثم نوافق عليه و لفتح هذا الملف نضغط على الخلية أو المكان بالماوس + ctrl  فيقوم بفتح الملف المرتبط مع الخلية . ويمكن تحرير أو فتح أو إزالة link   بالضغطright click  على الخلية المرتبط معها ثم اختار إزالة الارتباط remove hyperlink  أو تحرير edit  أو فتح open .
الحماية فى الفتح و على التعديل protection  :
يمكنك عمل حماية للمستند الذى تريد إما حماية ضد الفتح و إما حماية ضد حدوث أى تعديلات وذلك من قائمة أدوات tools اختار خيارات options ثم أمان security  وفى الخانة التى تحدد كلمة مرور للفتح password to open اكتب الكلمة التى تريدها أما إذا أردت استخدام كلمة مرور للتعديل password to modify اكتب ما تريد ثم وافق و قم بعمل تأكيد لكلمات المرور التى حددتها تجد بعدها أنه لا يمكن التعديل بالملف إلا بواسطة كلمة المرور .
كيفية تعقب التغيرات التى تحدث بالملفات  track changes
إذا كان لديك مستند وأردت أن تعرف التغيرات التى تطرأ عليه فيمكنك عمل تعقب للتغيراتtrack changes  التى تقوم بها أو يقوم بها غيرك بأن تظهر لك إشارة أو جملة تعلمك بالتغير الذى طرأ على الملف ويتم ذلك من  قائمة أدوات tools  اختار تعقب التغيرات track changes  ثم اختار تمييز التغييرات highlight changes ثم كما هو أمامك نشط الاختيار الأول وأجعلها كل وقت all  و من كل فرد every one  ثم وافق على ذلك . وقم بحفظ الملف فتجد أن أى تغير تقوم به فى الخلايا يظهر الخلية بلون
مختلف و يعرض التغيير على هيئة تعليق . يمكنك بعدها قبول و رفض التغيير من  قائمة أدوات tools  اختار قبول التغيرات أو رفضها  accept or reject changes  ونترك الخيارات كما هى ثم اختار المقبول و المرفوض من المربع الحوارى الذى سيظهر لك .

حماية ورقة العمل و حماية التغيرات :
** من قائمة أدواتtools  اختار حماية  protection ثم اختار حماية ورقة عمل  protect sheet و منها حدد الأشياء التى تريد السماح للمستخدم بعملها مثل إدراج أو حذف عمود أو صف أو غير ذلك . وقم بكتابة كلمة المرور التى تريدها ثم موافق و أكدها مرة ثانية . فتجد أنه لا يقبل أى تصرف داخل الورقة غير الذى حددته للمستخدم بعمله و إذا أردت إلغاء هذه الحماية من قائمة أدواتtools  اختار حماية  protection ثم اختار إلغاء حماية ورقة unprotect sheet
** هناك نوع آخر من الحماية و هو حماية مصنف protect
workbook و هى من قائمة tools أيضاً اختار حماية
protection ثم حماية مصنف protect workbook وعند اختيارها يظهر لنا خيارين هما البنية structure  و بالأسفل كلمة مرور وباستخدام هذا الخيار وكتابة كلمة مرور تجد أنه لا يمكنك التحكم بورقة العمل حيث أنك لا تستطيع نسخ الورقة أو حذفها أو استخدام الخيارات التى تأتى بالضغط على ورقة العمل right click  بشريط الأدوات أسفل الورقة أما إذا قمت باختيار الخيار الثانى window  و اختيار كلمة مرور فعندها لا يمكن لأحد أن يقوم بتغيير شكل الإطار الذى تحدده أى لا يستطيع عمل ترتيب للإطارات (arrange window ) .
** أما حماية النطاقات و هى بأن تسمح للمستخدم باستخدام نطاق معين و آخر لا تسمح به عن طريق قائمة أدوات tools  اختار حماية protection  ثم allaw users to edit ranges نختار عند فتحها الجزء المراد السماح لأى مستخدم بالتغيير فيه
** يمكنك أيضاً حماية بعض الخلايا أو تأمينها بإخفائها من قائمة تنسيق format اختار خلايا cells  ثم حماية protection ثم نشط اختيار مخفية hidden .
مقارنة مصنفات و دمجها compare and merge  :
لعمل مقارنة بين نسختين من ملف واحد لهم نفس البيانات مع بعض الاختلافات . يمكن معرفة هذه الاختلافات عن طريق المقارنة بين الملفين بشرط أن يكون الملف الأصلى shared ( من قائمة tools  اختار share workbook ثم قم بحفظه و غلقه ثم قم بأخذ نسخة من هذا الملف و ضعه فى مكان آخر باسم آخر و قم بفتحه و التغيير به و حفظه و غلقه  .  
قم بفتح الملف الأصلى (shared ) ثم من قائمة أدوات tools  نختار  مقارنة المستندات و دمجها compare and merge  و بعدها نحدد الملف المراد عمل مقارنة معه من المربع الحوارى واختار موافق فيظهر لك الاختلاف فى الحال على الملف .


مع تحياتى
أيمن سمير